Herausforderung
In vielen KMU steckt enormes Automatisierungspotenzial – aber niemand hat den Überblick, wo genau. Repetitive Aufgaben fressen Zeit, manuelle Übergaben erzeugen Fehler, und das Team arbeitet an Dingen, die eine Maschine besser und schneller erledigen könnte.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Manuelle Routinearbeit dominiert den Alltag: Rechnungen werden per Hand geprüft, Daten zwischen Systemen kopiert, Berichte mühsam zusammengestellt – obwohl es längst bessere Wege gibt.
- Keine Übersicht über Möglichkeiten: Das Team weiß, dass Automatisierung helfen könnte, aber niemand hat die Zeit oder das Wissen, um systematisch Potenziale zu bewerten.
- Angst vor Komplexität: Automatisierung klingt nach teuren Systemen, langen Projekten und IT-Abhängigkeit – dabei gibt es längst einfache, zugängliche Lösungen.
- Fehlende Priorisierung: Von der Buchhaltung über den Einkauf bis zum Kundenservice – überall gibt es Ansätze, aber wo lohnt sich der Einstieg wirklich?
- Insellösungen ohne Strategie: Einzelne Mitarbeitende bauen sich Workarounds mit Excel-Makros oder Tools, aber es fehlt ein gemeinsamer Rahmen.
- Widerstand im Team: Automatisierung wird als Bedrohung wahrgenommen statt als Entlastung – die Sorge, ersetzt zu werden, steht im Raum.
- Kein Business Case: Führungskräfte fragen nach dem ROI, aber ohne strukturierte Analyse lässt sich der Nutzen nicht beziffern.
- Wachstum wird zum Problem: Was manuell noch funktioniert, skaliert nicht – jede neue Anforderung erzeugt mehr Aufwand statt Effizienz.
Ziel
Gemeinsam mit Ihrem Team identifizieren wir die Bereiche mit dem größten Automatisierungspotenzial, bewerten Aufwand und Nutzen – und setzen erste Automatisierungen um, die sofort spürbare Entlastung bringen.
So läuft das Coaching ab
Erstberatung & Coaching-Scheck
- Gemeinsames Erstgespräch: Welche wiederkehrenden Aufgaben belasten Ihr Team am meisten?
- Grobe Bestandsaufnahme: Welche Tools und Systeme sind im Einsatz? Wo gibt es Medienbrüche?
- Begleitung zur INQA-Beratungsstelle und Beantragung des Coaching-Schecks
- Festlegung des Coaching-Fokus: Breite Potenzialanalyse oder gezielte Automatisierung in einem Bereich?
Coaching im Betrieb
Potenzialanalyse (Tag 1–4)
- Systematische Erfassung aller wiederkehrenden, manuellen Aufgaben über Abteilungen hinweg
- Interviews und Workshops mit Mitarbeitenden: Wo verlieren Sie täglich Zeit?
- Bewertungsmatrix: Aufwand, Häufigkeit, Fehleranfälligkeit und Automatisierbarkeit je Aufgabe
- Priorisierung: Die Top-5-Automatisierungskandidaten mit Business Case
Lösungsentwicklung & Pilotierung (Tag 5–8)
- Gemeinsame Auswahl geeigneter Automatisierungsansätze (z. B. Workflow-Tools, RPA, KI-gestützte Assistenten, API-Integrationen)
- Prototyping: Einen konkreten Automatisierungs-Workflow aufbauen und testen
- Team einbinden: Mitarbeitende als Mitgestalter statt als Betroffene – Ängste abbauen, Begeisterung aufbauen
- Erste Ergebnisse messen und dokumentieren
Rollout & Befähigung (Tag 9–12)
- Weitere Automatisierungen umsetzen basierend auf den Learnings aus dem Piloten
- Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Workflows
- Aufbau interner Kompetenz: Wer kümmert sich langfristig um Automatisierung?
- Erstellung einer Automatisierungs-Roadmap für die nächsten 12 Monate
Abschluss & nachhaltige Wirkung
- Abschlussgespräch mit der INQA-Beratungsstelle
- Ergebnisdokumentation: Welche Automatisierungen laufen? Was wurde eingespart?
- Übergabe der Automatisierungs-Roadmap mit konkreten nächsten Schritten
- Empfehlungen für weiterführende Maßnahmen und Tool-Evaluierungen
Was Sie nach dem Coaching haben
✓ Eine strukturierte Übersicht aller Automatisierungspotenziale in Ihrem Unternehmen
✓ Erste laufende Automatisierungen mit messbarer Zeitersparnis
✓ Einen klaren Business Case für weitere Automatisierungsschritte
✓ Mitarbeitende, die Automatisierung als Entlastung verstehen und mitgestalten
✓ Eine Roadmap für den weiteren Automatisierungsausbau
✓ Interne Kompetenz, um Automatisierungen eigenständig weiterzuentwickeln