Herausforderung
In vielen KMU sind Arbeitsabläufe über die Jahre gewachsen – ohne dass sie je systematisch hinterfragt wurden. Das Ergebnis: Reibungsverluste, die Ihr Team täglich ausbremsen.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Unklare Zuständigkeiten: Niemand weiß genau, wer für was verantwortlich ist – Aufgaben bleiben liegen oder werden doppelt erledigt.
- Manuelle Routineaufgaben: Daten werden per Hand übertragen, Excel-Listen hin- und hergeschickt, Freigaben per E-Mail eingeholt.
- Informationen auf Umwegen: Wichtige Infos stecken in E-Mail-Postfächern, auf Zetteln oder in den Köpfen einzelner Personen.
- Medienbrüche überall: Vom Papierformular ins System, vom System in die E-Mail, von der E-Mail ins nächste System.
- Onboarding dauert ewig: Neue Mitarbeitende brauchen Monate, um die internen Abläufe zu durchschauen – weil nichts dokumentiert ist.
- Fehlende Transparenz: Wo ein Auftrag gerade steht, wer woran arbeitet oder wo es hakt, lässt sich nur durch Nachfragen klären.
- Wachstum wird zur Belastung: Was mit 10 Mitarbeitenden funktioniert hat, skaliert mit 30, 50 oder 100 einfach nicht mehr.
Ziel
Gemeinsam analysieren wir Ihre wichtigsten Prozesse, identifizieren Engpässe und Automatisierungspotenziale – und setzen konkrete Verbesserungen um, die Ihr Team spürbar entlasten.
So läuft das Coaching ab
Phase 1
Erstberatung & Coaching-Scheck
- Gemeinsames Erstgespräch: Wo drückt der Schuh?
- Grobe Identifikation der 3–5 wichtigsten Prozesse
- Begleitung zur INQA-Beratungsstelle und Beantragung des Coaching-Schecks
- Festlegung des Coaching-Schwerpunkts und der Ziele
Phase 2
Coaching im Betrieb
Analyse (Tag 1–3)
- Prozessaufnahme: Ist-Zustand der Kernprozesse dokumentieren
- Interviews mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen
- Identifikation von Medienbrüchen, Doppelarbeit und Wartezeiten
- Priorisierung: Welche Prozesse haben den größten Hebel?
Lösungsentwicklung (Tag 4–7)
- Gemeinsame Workshops: Soll-Prozesse entwerfen
- Verantwortlichkeiten klären und neu zuordnen (RACI-Matrix)
- Automatisierungspotenziale bewerten (z. B. digitale Formulare, Workflow-Tools)
- Pilotierung: Einen optimierten Prozess im Alltag testen
Umsetzung & Skalierung (Tag 8–12)
- Feedback aus dem Piloten auswerten und nachjustieren
- Weitere Prozesse optimieren und ausrollen
- Schulung betroffener Mitarbeitender
- Einfache Prozessdokumentation erstellen, die lebt
Phase 3
Abschluss & nachhaltige Wirkung
- Abschlussgespräch mit der INQA-Beratungsstelle
- Ergebnisdokumentation: Was wurde erreicht? Was hat sich messbar verbessert?
- Übergabe eines Leitfadens für kontinuierliche Prozessverbesserung
- Empfehlungen für nächste Schritte und weiterführende Maßnahmen
Was Sie nach dem Coaching haben
✓ Dokumentierte und optimierte Kernprozesse
✓ Klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
✓ Erste Automatisierungen im Einsatz
✓ Ein Team, das Prozesse eigenständig weiterentwickeln kann
✓ Spürbar weniger Reibungsverluste im Arbeitsalltag